Un e-mail scris prost poate crea o impresie gresita despre autorul lui. Asadar, finantistii.ro iti ofera astazi 10 sfaturi pe care sa le respecti pentru ca mesajul tau sa fie cat mai profi.
10.Nu abuza de butonul ”Reply All”
Butonul „Reply All” trebuie folosit doar atunci cand este intr-adevar cazul si chiar si atunci cu mare atentie. Foloseste acest buton doar atunci cand toti cei din lista respectiva iti cer raspunsul. De obicei, este suficient sa raspunzi doar persoanei care ti-a trimis initial e-mailul pentru ca toti ceilalti sa-l primeasca ulterior.
9. Ai grija la „Bcc”
Optiunea „Bcc” iti permite sa trimiti mai multor persoane un e-mail, protejand adresele unora dintre ei de ochii lumii, adica facandu-le private. In aceste cazuri, optiunea este foarte utila. Totusi, nu incerca sa-l folosesti in scopuri „neortodoxe”, adica pentru a te feri de cel carui ii trimiti mesajul ca acesta sa nu afle ca l-ai transmis si altcuiva. Minciuna are picioare scurte, mai ales pe Internet.
8.Evita sa injuri
Evita sa injuri intr-un e-mail chiar daca il trimiti unei persoane foarte apropiate. Nu ai de unde sa stii niciodata pe unde va mai ajunge mesajul respectiv. Nu vrei sa-ti creezi o reputatie proasta, nu? E mai bine sa te abtii sau sa-ti spui oful intr-un mod mai elegant.
7.Nu uita de gramatica
Sa nu-ti fie lene cand vine vorba de gramatica si punctuatie! In special daca ii trimiti e-mailul unui profesor, unui client sau sefului tau. Si o virgula pusa prost iti poate strica imaginea in fata altei persoane. Verifica e-mailul de cel putin trei ori inainte sa ii dai send!
6.Raspunde intotdeauna
Aloca-ti cel putin 20 de minute pe zi pentru a raspunde tuturor e-mailurilor importante pe care le-ai primit de-a lungul zilei. Astfel, vei da dovada de seriozitate si profesionalism. In plus, e mai simplu sa faci curat o data pe zi, sa arunci la „gunoi” spam-urile si sa raspunzi la mesajele importante pentru ca ele sa nu se adune cu sutele si sa te trezesti ca adresa ta de e-mail este prea haotica pentru a o mai organiza. N-ai vrea sa te trezesti intr-o zi cu 1000 de e-mailuri in inbox, nu-i asa?
5.Ai grija la majuscule
Daca ai apasat din greseala butonul Caps Lock, apasa-l din nou. Nu scrie niciodata cu majuscule pentru ca un mesaj de acest gen „BUNA ZIUA! LA CE ORA NE INTALNIM ASTAZI?” poate da impresia ca tipi. Totusi, daca vrei sa evidentiezi un anumite cuvant pune-l intre *asterix-uri* in acest fel.
4.Ai grija la documentele atasate
Daca atasezi 20 de poze cu catelul tau pentru a-i trimite unui prieten, este foarte posibil ca laptopul sau computerul acestuia sa se blocheze, mai ales daca nu este unul foarte performant. Inainte sa faci astfel de gesturi, intreaba-l sau cere-i permisiunea pentru a atasa mai multe fotografii ori documente.
3.Renunta la emoticoane
Sa fim seriosi, vremea emoticoanelor a apus. Nu numai ca fac e-mailul tau sa para scris de un copil, dar pot distrage cu adevarat atentia de la mesajul pe care vrei sa-l transmiti. Foloseste-le doar atunci cand ii scrii unei persoane foarte apropiate!
2.Scrie mesaje scurte
Lumea citeste e-mailuri pe graba, asa ca incearca sa pastrezi textul cat mai scurt. Scrie propozitii concise, clare pe care oricine sa le inteleaga din prima. Si nu uita, nu redacta niciodata un mesaj prea lung pentru ca risti ca cel care-l primeste sa nu-l citeasca cu atentie sau poate chiar sa nu-l citeasca deloc.
1.Scrie un subiect clar
Ai fii tentat/a sa crezi ca mesajul pe care il scrii in corpul e-mailului este cel mai important. Ei bine, lucrurile nu stau chiar asa. Subiectul e-mailul tine locul unui titlu si reprezinta o parte foarte importanta a mesajului. In dreptul casutei „Subject” sau „Subiect” rezuma ideea principala a mesajului pe care vrei sa-l transmiti. Nu folosi mai mult de cateva cuvinte.
